Sete dicas para estar preparado para uma fiscalização

Nos dias que correm, o maior receio de todos, e em especial dos empresários da saúde oral, é a existência de uma fiscalização e a consequente aplicação de coimas, que por sinal são avultadas, devido à falta de registo e/ou licenciamento dos equipamentos de radiação ionizante.

Mas se pensa que as coimas só advêm da falta de registo e/ou licenciamento desengane-se. Uma instalação pode ter os equipamentos legalizados, contudo não
ter implementado uma série de procedimentos, criado um conjunto de documentos, ou contratado um conjunto de fornecedores exigidos por lei.
Neste sentido, e porque consideramos que o conhecimento correto de todos os ângulos é uma mais valia, deixamos aqui sete dicas que vão fazer a diferença positiva no tra- tamento desta vertente jurídica tão importante para quem tem equipamentos radiológicos:

— 1. Consulte um profissional que lhe dê uma consulto- ria específica de modo a organizar tudo o que é necessário; que lhe esclareça todas as dúvidas e mostre o cami- nho correto a seguir.
Nem sempre é fácil ser profissional de saúde, gestor e administrador ao mesmo tempo. A maior parte do tempo é dirigida para consultas e tratamentos, ficando assim escasso o tempo para organizar toda esta logística procedimental e burocrática.
Desta forma, o mais correto para a instalação e para os proprietários é contratar profissionais de outras áreas de atividade e que possuem o “know how” especializado nesta área.

— 2. Organize a rotina do consultório atendendo a todos requisitos legais.
Quando novas rotinas diárias são introduzidas na já pesada e apressada rotina de um consultório dentário, é preciso um maior controlo ao nível da organização e metodologia de implementação.
Se não seguir métodos de trabalho e uma determinada organização o rendimento da instalação é muito menor, e, em consequência, o tempo gasto e a insegurança cada vez maiores.
Perante uma fiscalização até pode ter os documentos exigidos, mas devido à falta de organização não irá saber quais são e onde estão o que resultará em coimas.

— 3. Envolva toda a equipa, não guarde tudo para si, isso não é o segredo do negócio.
Aqui o segredo está no envolvimento de toda a equipa.
Muitas vezes os gestores/administradores caem no erro de reter informações por receios infundados. A postura a adotar é a da proteção e crescimento de rendimentos da instalação.
Neste sentido o caminho a seguir é o de tornar a informação jurídica do conhecimento de todos os trabalhadores. Assim toda a equipa estará a trabalhar em consonância, para um objetivo comum e acima de tudo terá capacidade de resposta perante o questionamento dos inspetores, em caso de uma fiscalização.

— 4. Estar atento a possíveis alterações
Um empresário atento vale por dois. Com a atenção, atua-se e previne-se possíveis ilegalidades mantendo o mesmo nível de qualidade jurídica tão valioso para a marca e bom nome de cada empresário.
O titular da instalação deve estar ciente de tudo o que se passa na clínica de forma a mantê-la atualizada, como por exemplo a atualização dos funcionários com dosímetros, a atualização dos funcionários presentes na área privada da ERS, etc.

— 5. Ter a mente aberta não só para os avanços tecnológicos e científicos da área, mas também à mudança que a componente jurídica impõe.
Muitos titulares das instalações têm mostrado um certo conservadorismo acerca da evolução tecnológica e até legal.
Esta não é uma postura adequada. Pelo contrário!
O titular da instalação deve estar sempre em cima do acontecimento e deve ter capacidade de adaptar-se à evolução que a sociedade e o fluir dos clientes impõe.
Uma instalação atualizada e inovadora sempre trará bons feedbacks, novos pacientes e um melhor posicionamento no mercado face à concorrência. E para isso, é essencial ter em conta o cumprimento do normativo legal.
Quem, em sã consciência, iria contratar os serviços de algum empresário da saúde e que não tem a clínica legalizada (seja em termos de espaço e de equipamentos radio- lógicos)?

— 6. Tenha atenção ao arquivo de documentos.
Criar uma capa com os documentos essenciais para cada tema é o ponto chave para coordenar a empresa e para responder aos inspetores com as suas questões.
Muitas vezes com o stress de ter uma fiscalização os titulares ou trabalhadores da instalação acabam por não responder da forma mais acertada. Deixam-se levar pelo nervosismo e acabam por responder que não têm, não sabem o que é e muitas vezes acabam por demonstrar na sua postura que não querem saber de nada do assunto em questão.
Pois bem, o arquivo é um dos pilares para tudo.
Estando tudo organizado e arquivado no sítio certo rapidamente respondem com êxito aos inspetores e mesmo não sabendo exatamente do que se trata com o auxílio de um índice nessa capa de arquivo acabam por lá chegar.

— 7. Rodear-se dos melhores fornecedores que dão cumprimento integral aos requisitos legais.
Muitas vezes deparamo-nos com fornecedores nas instalações de medicina dentária que não conseguem dar respostas assertivas e enviar os documentos necessários em tempo útil.

Isto não pode acontecer!
Um fornecedor tem de cooperar à medida das necessidades do cliente e vise-versa de forma a que tudo flua naturalmente e seja cumprida a lei.
Há uma diferença entre ser apenas mero fornecedor e ser parceiro. Um parceiro empenha-se em dar sempre o melhor.