Cinco formas de melhorar a experiência do utente na visita à clínica

A MedSUPPORT, através dos serviços de Gestão do Licenciamento para Funcionamento e dos serviços de Gestão da Qualidade, acompanha o dia a dia das clínicas dentárias em todo o país procurando apoiar a cultura instituída (cultura organizacional) e sempre que possível contribuir com sugestões que a possam melhorar. As clínicas dentárias cuja cultura organizacional apresente fragilidades terão propensão para criar problemas de negatividade, falta de envolvimento e insatisfações várias que acabam sempre por transparecer para os utentes. Isto pode, nos casos mais graves, originar problemas nos serviços prestados ou até prejudicar as interações com potenciais utentes, o que tem um reflexo direto nos resultados económicos das clínicas. 
O acompanhamento da MedSUPPORT é de grande proximidade com a equipa da clínica (visitas, apoio telefónico permanente, e-mail e plataforma MedSUPPORT), mas somos externos e, como tal, estranhos à cultura organizacional, o que nos permite com maior facilidade detetar alguns destes padrões estabelecidos. O envolvimento dos colaboradores é essencial e depende muito da gestão de topo (gerente e/ou diretor clínico) que deve proativamente proporcionar-lhes as melhores condições possíveis de trabalho e uma noção clara de melhoria contínua, ou pelo menos a noção de manutenção dos níveis de qualidade existentes, se este for o objetivo da organização. 
Todos os utentes que entram no gabinete estiveram antes na receção! 
A MedSUPPORT compilou neste artigo cinco formas de tornar a sua equipa numa prioridade o que permitirá melhorar a cultura organizacional e consequentemente a experiência do utente. 
 

1 — A liderança pelo exemplo
As pessoas abandonam pessoas, não empresas. Uma das principais razões que leva a demissões é um fraco relacionamento com o superior hierárquico ou com a gerência. 
Todos os elementos da equipa com responsabilidades na organização servem de exemplo em como interagir com os utentes, estabelecendo um standard para o que são comportamentos aceitáveis. Este é um dos fundamentos da cultura organizacional. 
2. Reconhecer o sucesso 
Reconhecer que um membro da equipa se esforçou para além do que seriam as suas obrigações formais passa muitas vezes por um simples e sincero agradecimento. Quando bem utilizado, o agradecimento é uma ferramenta que melhora a relação e a confiança entre as pessoas. 
O feedback positivo não deve ser apenas o resultado da avaliação de desempenho anual. Torne-o uma ferramenta habitual na comunicação com a sua equipa. O reconhecimento pelos pares também é importante e tem um impacto muito positivo na organização, pelo que também aqui, toda a organização deve seguir o exemplo da gerência e direçãoclínica

3 — Estabelecer objetivos 
Navegar à vista já não se adequa como estratégia de liderança nos tempos que correm. A clínica dentária deve ter um rumo e a organização deve estar preparada para o seguir, sendo que uma das melhores formas de o conseguir é estabelecer objetivos e alinhar toda a organização com esses objetivos. Claro está que as ações subsequentes deverão ser consistentes com o estabelecido, mostrando empenho e atenção ao rumo traçado. Contudo, este rumo deve ser monitorizado e ajustado quando necessário. 
A MedSUPPORT apoia os seus clientes de Gestão da Qualidade no estabelecimento destes objetivos, na sua monitorização e na criação de estratégias que contribuam para os ultrapassar. Envolvendo toda a equipa tudo é mais simples e não poucas vezes os gestores se surpreendem com as capacidades dos elementos das suas equipas quando delegam responsabilidades. 

4 — Estabelecer uma missão 
A rotina normalmente tem um efeito nefasto na equipa e está muitas vezes na origem de erros que podem prejudicar a organização. Quando a organização estabelece uma missão e esta é importante, i.e., contribui para o bem comum ou preferencialmente para o bem da sociedade em geral a motivação aumenta. Isto acontece porque nos sentimos felizes por fazer parte de algo importante que depende também de nós. 
A sua clínica dentária simplesmente trata utentes, ou procura melhorar a qualidade de vida dos utentes através dos tratamentos que realiza? 
É comum as clínicas dentárias ficarem reféns do furacão que é a gestão do dia-a-dia, perdendo a oportunidade de construir uma cultura organizacional associada a uma missão que permita criar ligações fortes entre os membros da equipa. Através de reuniões periódicas com a MedSUPPORT, há uma vez mais a rotura com um padrão que é prejudicial à organização, criando momentos de ponderação que permitem agir na prossecução da missão estabelecida. 

5 — Recompensar os colaboradores 
A concorrência na medicina dentária é muito elevada e continua a crescer, pelo que deve ser tida em conta quando procura colaboradores. A sua equipa é a ferramenta mais valiosa da sua clínica, pelo que se os seus elementos são bons no que fazem, terão cada vez mais oportunidades de carreira. 
Não se surpreenda se os seus colaboradores tiverem a atenção virada para novas oportunidades. A rotatividade acarreta normalmente custos elevados para a organização, pelo que deve recompensar os seus colaboradores de acordo com os objetivos, assegurar que sabem que são reconhecidos e melhorar a experiência de fazer parte da sua equipa. 
Aproveite a energia acumulada no período de férias e use estas cinco formas para melhorar a experiência dos utentes na visita à sua clínica. Caso necessite de apoio, a MedSUPPORT dispõe de metodologias criadas para o ajudar a melhorar a sua organização. 

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