Construir uma agenda eficaz

Trata-se de um motor potente que, se for bem pilotado, faz a clínica rodar, construindo tempos apropriados para que os tratamentos sigam um cronograma pré-estabelecido

Propósito e foco são necessários para compreender que uma agenda bem elaborada, com a sua complexidade inerente, fará com que haja produtividade e, consequentemente, rentabilidade. 
O comprometimento de quem a constrói é uma caraterística percebida pelo empenho em fazer a sua densidade de ocupação a maior possível. 
Torna-se necessário compreender que uma sequência de horários bem distribuídos pode fazer fluir a produção da clínica. Estes necessitam de ser precisos no que diz respeito ao tempo necessário para a execução dos procedimentos. 
Comprometer-se com a agenda é, em última análise, dedicar-se intensivamente em dirigi-la, de tal maneira que se possa diminuir o stress diário, muitas vezes associado à sua organização. 
Agenda com horários apertados ou com menos tempo que o necessário costuma gerar conflitos, tanto entre profissionais como com os pacientes. Muitos dos “retrabalhos” são consequências de tempos em desacordo com a necessidade do procedimento em questão. 
A diminuição do tempo requerido pode ser a causa direta da perda de qualidade, induzindo a uma repetição do que foi executado. Isso representa, num contexto estatístico que envolve todas as vezes que acontece num ano, perda considerável e, pior, irreparável. 
Para obtermos uma agenda eficaz, temos que ter um conceito básico: marcar horário não é o mesmo processo de se preencher um espaço ou lacuna na agenda. Cada procedi- mento clínico requer um tempo, que deve ser especificado e rigorosamente cumprido. As especialidades têm propriedades distintas que devem ser observadas e ponderadas. 
Otimizar os horários previstos, em acordo com o cronograma estabelecido pelo plano de tratamento, favorecendo possibilidades de produzir mais pela associação de procedi- mentos, seria a expetativa desejada do profissional que dá forma à composição da agenda. 
Ao marcarmos um horário, temos que estar cientes de fatores como idade, indicação, necessidade imediata ou não. 
Enfim, é nesse momento que temos, também, a oportunidade de captar dados relevantes para conhecer melhor quem está a deslocar-se à clínica, neste caso pela primeira vez. 
Esses dados anotados serão capazes de nos proporcionar um link de aproximação com esse cliente, durante a sua chegada à clínica. A interação pode ser facilitada tendo uma abordagem ancorada nestas informações. 
No caso de pacientes que já fizeram tratamento e estão a retomar o mesmo, esses mesmos dados serão reutilizados, com a sua devida atualização, para uma agenda positiva. É importante salientar que consideramos normais as mudanças que ocorrem nela praticamente todos os dias. 
A agenda está sempre viva e, por si só, dinâmica. Quando mudanças forem necessárias, deverão ser compartilhadas imediatamente com os envolvidos na operação. A reorganização é prioritária para um novo preparo de materiais, instrumentais, exames e fichas na sala clínica. 
Como dito no início, a agenda é o motor da clínica e para conduzi-la devemos ter pessoas muito preparadas. Não seria tarefa para iniciantes 

Autor: Dr. Celso Orth - Graduado em Medicina Dentária - UFRGS; MBA em Gestão Empresarial - Fundação Getulio Vargas; Educador Físico - IPARS; Membro Fundador da Academia Brasileira de Odontologia Estética; Membro Honorário da Sociedade Brasileira de Odontologia Estética; Palestrante de Gestão na Prestação de Serviços na área da saúde; Reabilitador que trabalha em tempo integral na Clínica Orth - Rio Grande do Sul - Brasil.

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