Medicina Dentária Digital - Organização é o foco

Este facto remete-nos à complexidade e à sofisticação dos movimentos que precisam ser rotinizados e protocolados na nossa atividade diária, fora ainda os altos custos envolvidos. O assunto principal desta coluna é chamar a atenção para o que precisa de ser feito para iniciar uma medicina dentária digital organizada, independente de ter ou não os aparelhos e equipamentos descritos acima. 

Já tivemos o desprazer de observar clínicas com a mais alta tecnologia embutida nos seus procedimentos, mas com um controlo organizacional desfasado e confuso. Um investimento bem mais em conta e que consideramos essencial nas nossas rotinas profissionais é o software de gestão. Este precisa de ser usado sempre, sem dúvida nenhuma. O software de gestão organiza a clínica, permitindo-nos armazenar uma grande quantidade de dados que diretamente vão impactar na produção da mesma. 

Como podemos executar isto? Além dos dados que normalmente possuímos nos nossos cadastros, e que formalmente são exigidos para tal, dispomos, em locais determinados dentro do software, de muitas ferramentas que nos permitem controlar e promover o retorno dos pacientes dentro de prazos estipulados. Estes são variáveis, administrados pelos profissionais, que estabelecem o tempo necessário para o retorno dos pacientes de acordo com as necessidades individuais de cada um. 
As especialidades por si só já podem ter espaços necessários entre uma e consulta e outra, ou, entre o final de um  tratamento e o início da manutenção ou revisão do mesmo. Um paciente com problemas periodontais, por exemplo, pode ser chamado a cada três meses; um controlo de endodontia, pode ficar em aproximadamente seis meses; a revisão de pacientes sem problemas maiores também oscila no prazo de seis a oito meses. Esta ferramenta, para produzir os efeitos desejáveis, precisa necessariamente de ser alimentada com as datas programadas para o retorno. O facto de não anotar pode levar o paciente a não ser avisado aquando do momento oportuno. Podemos até deixar marcado com antecedência, quando o paciente finaliza o tratamento. Mas a lembrança consideramos indispensável, com uma antecedência que esteja em harmonia com os protocolos da clínica. Lembramos que estas manutenções permitem um controlo rigoroso sobre o nosso trabalho, algum imprevisto que possa ter ocorrido e a prevenção como um mecanismo que possa a vir evitar qualquer problema futuro. 

É importante salientar que estes retornos proporcionam, mesmo em épocas que podem diminuir o número de tratamentos, alavancar os atendimentos e consequentemente a rentabilidade da clínica. Além disso, o facto de mantermos

este cronograma de retornos ativo, demonstra para o paciente o nosso cuidado em mantê-lo próximo, monitorizado e controlado. Essa é uma das ferramentas de um programade gestão. Muitas outras servem de parâmetros para avaliar a nossa clínica e o seu funcionamento como negócio.

Citamos aqui os relatórios que visam identificar o número de incremento de novos clientes, a taxa de ocupação da agenda, percentagem de clientes por faixa etária, índice de fechamento de negócios, e muitas outras possibilidades que nos permitem administrar melhor a nossa clínica.

As radiografias e as fotografias, elementos essenciais nos tratamentos restauradores, são também imprescindíveis e ficam à disposição de quem acede ao programa numa página própria associada ao prontuário do paciente. Os procedimentos vinculados à visualização dos mesmos permitem-nos uma simplificação dos parâmetros de comparação, para fins de diagnóstico ou de planeamento, entre tratamentos realizados no passado com os do presente. Além disso, podemos valer-nos do acesso remoto que proporciona a visualização do prontuário de um paciente que possa estar a entrar em contacto connosco a partir de algum lugar, cidade ou país distante, às vezes com um problema ou dúvida esem possibilidades de, num prazo curto, aparecer na clínica.

Todos estes comentários são necessários para que não pairem dúvidas em relação ao que precisamos de ter primeiro na medicina dentária digital. Sem os mecanismos de controlo total sobre os nossos clientes, com todos os dados em relação a eles disponíveis com um toque no computador, ela não atingirá todos os objetivos, tampouco permitirá o acesso às mais variadas opções que são oferecidas.

A tecnologia complementar é necessária, mas para conduzi-la precisamos do básico que está associado ao propósito que relatamos acima.

Dr. Celso Orth  — Graduado em Medicina Dentária - UFRGS; MBA em Gestão Empresarial - Fundação Getulio Vargas; Educador Físico - IPARS; Membro Fundador da Academia Brasileira de Odontologia Estética; Membro Honorário da Sociedade Brasileira de Odontologia Estética; Palestrante de Gestão na Prestação de Serviços na área da saúde; Reabilitador que trabalha em tempo integral na Clínica Orth - Rio Grande do Sul - Brasil. Para enviar questões e solicitar esclarecimentos: celsoantonioorth@gmail.com